Nội dung bài viết
Excel và Zalo là bộ công cụ tốt hơn nhiều người nghĩ. Rất nhiều doanh nghiệp chạy tốt bằng hai thứ đó trong nhiều năm, và nếu bạn đang ở trong số đó thì không có lý do gì phải đổi.
Vấn đề chỉ xuất hiện khi khối lượng vượt quá sức kiểm soát thủ công. Dưới đây là 5 dấu hiệu chúng tôi gặp đi gặp lại trong các buổi khảo sát. Thấy mình trong ba dấu hiệu trở lên thì đã đến lúc xem lại.
1. Muốn biết một con số tổng phải đi hỏi người
Bạn muốn biết tháng này giao được bao nhiêu đơn, còn bao nhiêu việc chưa xong. Không có chỗ nào bấm vào là ra. Phải nhắn cho ba người, chờ họ tổng hợp, rồi tự cộng lại.
Dấu hiệu này nguy hiểm ở chỗ nó không gây đau ngay. Nó chỉ làm mọi quyết định của bạn chậm hơn vài ngày so với đáng lẽ, và bạn không bao giờ biết mình đã mất gì vì sự chậm đó.
2. Có việc chỉ một người biết làm
Cách xử lý một loại đơn đặc biệt. Quy tắc tính chiết khấu cho khách quen. Thứ tự giấy tờ khi làm hợp đồng. Những thứ này nằm trong đầu người làm lâu năm, không nằm ở đâu khác.
Người đó nghỉ phép một tuần là công việc đứng. Người đó nghỉ hẳn thì doanh nghiệp mất một phần năng lực vận hành, và thường phải mất vài tháng mới dựng lại được.
3. Cuối tháng mất vài ngày chỉ để gộp số liệu
Nếu kế toán hoặc quản lý của bạn dành hai đến ba ngày cuối tháng để copy dữ liệu giữa các file, đó là vài chục ngày công mỗi năm dùng cho việc không tạo ra giá trị nào.
Tệ hơn là số ra vẫn phải kiểm tra lại, vì gõ tay thì không có cách nào chắc chắn là không sai.
4. Cùng một dữ liệu tồn tại ở nhiều nơi khác nhau
Danh sách khách hàng có một bản trên máy của bạn, một bản trong điện thoại nhân viên kinh doanh, một bản trong nhóm Zalo. Ba bản này bắt đầu lệch nhau từ tuần thứ hai và không ai biết bản nào đúng.
Đây là dấu hiệu dễ nhận ra nhất nhưng cũng hay bị bỏ qua nhất, vì mỗi bản đều "đủ dùng" cho người đang giữ nó.
5. Đã mua phần mềm nhưng nhân viên vẫn quay lại Excel
Dấu hiệu này ngược đời: nó cho thấy bạn cần chuyển đổi số, chứ không phải bạn đã làm rồi.
Phần mềm bị bỏ gần như luôn vì cùng một nguyên nhân: nó được chọn theo danh sách tính năng, không theo quy trình thật. Nhân viên thấy nhập vào đó lâu hơn mở file Excel cũ. Thế là họ làm điều hợp lý, quay về Excel.
Thấy mình trong danh sách rồi thì làm gì
Việc đầu tiên không phải là đi chọn phần mềm. Việc đầu tiên là ghi lại cách bạn đang làm thật: ai làm gì, dữ liệu đi qua tay ai, chỗ nào đang ngốn thời gian nhất.
Với đội dưới 10 người, thường chỉ cần một chỗ chung để giao việc và theo dõi tiến độ là giải quyết được phần lớn năm dấu hiệu trên. Workira Connect miễn phí và không giới hạn số người dùng, nên bạn thử được mà không phải cân nhắc ngân sách. Chỉ khi quy trình thật sự đặc thù thì mới nên tính tới hệ thống làm riêng.
