Nội dung bài viết
Phần lớn nội dung về chuyển đổi số viết cho doanh nghiệp vài trăm người. Bài này viết cho nhóm ít được nhắc tới hơn: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, cửa hàng và xưởng nhỏ dưới 10 người.
Ở quy mô này, lời khuyên "thuê tư vấn khảo sát" là không thực tế, và cũng không cần thiết.
Đừng bắt đầu bằng việc số hoá mọi thứ
Sai lầm hay gặp nhất là muốn đưa tất cả lên hệ thống ngay: bán hàng, kho, chấm công, thu chi, khách hàng. Làm vậy thì tuần đầu tiên đã phải nhập liệu nhiều tới mức bỏ cuộc.
Chọn đúng MỘT thứ đang gây phiền nhất. Với đa số cửa hàng nhỏ, đó là việc không biết ai đang xử lý đơn nào và cái gì đã xong.
Tuần đầu: chỉ làm một việc duy nhất
- Lập một chỗ chung ghi các việc đang làm. Mỗi việc một dòng, có tên người phụ trách và hạn.
- Quy ước duy nhất: làm xong thì đánh dấu xong, ngay lúc xong, không để cuối ngày.
- Cuối tuần nhìn lại: việc nào trễ, và trễ vì lý do gì.
Không thêm gì khác trong tuần đầu. Mục tiêu chưa phải là quản lý tốt. Mục tiêu là tạo được thói quen cập nhật. Thói quen đó không hình thành thì mọi thứ thêm vào sau đều vô nghĩa.
Chọn công cụ sau, không phải trước
Nếu cả đội có 3 người thì một file Excel dùng chung có thể là đủ, và đó là câu trả lời hợp lệ.
Từ khoảng 5 người trở lên, Excel bắt đầu hỏng vì hai người sửa cùng lúc và vì không ai được nhắc khi tới hạn. Lúc đó mới cần một công cụ thật. Workira Connect miễn phí và không giới hạn số người dùng nên bạn thử được mà không phải bàn tới ngân sách; xuất lại ra Excel bất cứ lúc nào nếu thấy không hợp.
Điều kiện quan trọng nhất: nhân viên dùng được trên điện thoại
Ở cửa hàng và xưởng nhỏ, gần như không ai ngồi máy tính. Công cụ chỉ chạy tốt trên desktop thì sẽ không ai cập nhật. Mà một bảng công việc không được cập nhật còn tệ hơn là không có bảng nào, vì bạn sẽ tin vào thông tin đã cũ.
Khi nào mới cần nghĩ tới việc lớn hơn
Khi bạn đã có thói quen cập nhật ổn định trong vài tháng, và bắt đầu thấy những câu hỏi mà bảng công việc không trả lời được: doanh thu theo nhóm hàng, tồn kho theo thời điểm, chi phí theo đơn.
Đó mới là lúc bàn tới hệ thống lớn hơn hoặc phần mềm chuyên ngành. Đi theo thứ tự này thì mỗi bước sau đều dựa trên dữ liệu bạn đã thật sự có, thay vì dựa trên dự đoán.
