Nội dung bài viết
Ở đội nhỏ, họp cập nhật tiến độ thường là cách bù cho việc không biết ai đang làm gì. Mỗi tuần một buổi 45 phút với 10 người là gần 8 giờ công, chỉ để đồng bộ thông tin lẽ ra phải luôn nhìn thấy được.
Bài này không nói về công cụ. Nó nói về mấy quy ước mà theo quan sát của chúng tôi tạo ra khác biệt lớn nhất, và bạn áp dụng được ngay cả khi vẫn đang dùng Excel.
Mỗi việc có đúng một người chịu trách nhiệm
Một cái tên cụ thể, không phải "nhóm kinh doanh lo". Việc có hai người phụ trách là việc không có ai phụ trách. Cả hai đều mặc định người kia đang làm.
Người chịu trách nhiệm không nhất thiết là người làm hết. Họ là người trả lời được câu "việc này tới đâu rồi" mà không phải đi hỏi ai.
Việc nào cũng có hạn, kể cả hạn tạm
Việc không có hạn sẽ luôn bị đẩy sau việc có hạn, kể cả khi nó quan trọng hơn. Nếu chưa biết chính xác thì đặt một hạn tạm và ghi rõ là tạm.
Cái được ở đây không phải là ép người ta chạy nhanh hơn. Là biết sớm khi một việc đang trượt, lúc vẫn còn thời gian xử lý.
Trạng thái phải nhìn thấy được, không phải hỏi mới biết
Ba trạng thái là đủ cho đội nhỏ: chưa làm, đang làm, xong. Thêm trạng thái thứ tư trở đi thì mọi người bắt đầu tranh luận việc này thuộc loại nào thay vì làm nó.
Điều kiện quan trọng hơn: cập nhật trạng thái phải nhanh hơn nhắn tin báo cáo. Nếu chậm hơn, nhân viên sẽ nhắn tin và bảng sẽ luôn cũ.
Trao đổi về một việc phải nằm cùng chỗ với việc đó
Đây là chỗ nhóm Zalo thua rõ nhất. Nội dung trao đổi trôi theo thời gian, còn công việc thì tồn tại theo chủ đề. Hai tuần sau, quyết định quan trọng nằm lẫn giữa ảnh chụp màn hình và tin nhắn chúc mừng sinh nhật.
Nếu mọi trao đổi về một việc nằm ngay dưới việc đó, người mới tiếp nhận đọc một lượt là hiểu, không cần ai kể lại.
Bỏ họp cập nhật, giữ họp quyết định
Khi bốn quy ước trên đã chạy, buổi họp cập nhật tiến độ hàng tuần gần như không còn gì để nói. Mọi người nhìn thấy hết rồi.
Cái nên giữ lại là buổi họp để ra quyết định: việc nào ưu tiên, chỗ nào đang kẹt cần người gỡ. Loại họp đó thường ngắn hơn nhiều và không thể thay bằng bảng biểu.
Workira Connect dựng quanh đúng bốn quy ước này, và miễn phí không giới hạn số người dùng. Nhưng bạn áp dụng chúng bằng một file Excel dùng chung mà chạy được thì cũng tốt như nhau.
