Nội dung bài viết
Workira DocX đang trong giai đoạn thử nghiệm cùng một số khách hàng đầu tiên. Bài này ghi lại những gì quan sát được ở một doanh nghiệp dịch vụ - bao gồm cả phần chưa chạy tốt.
Bối cảnh trước khi thử
Quy trình ký hợp đồng của họ trước đó gồm: soạn trên máy, in ra, trình ký, ký tay, quét lại, đặt tên file rồi lưu vào thư mục chung.
Không có bước nào trong đó là sai. Vấn đề là mỗi lần cần đối chiếu một hợp đồng cũ, người tìm phải nhớ nó được đặt tên thế nào và ai là người quét lên. Với hợp đồng ký cách đây một năm thì việc tìm có thể mất cả buổi.
Đã thử phần nào
Chỉ chuyển một nhóm hợp đồng sang DocX, không chuyển toàn bộ. Đây là lựa chọn có chủ ý: sản phẩm còn đang thử nghiệm, chuyển hết ngay là rủi ro không cần thiết cho khách hàng.
Phần chuyển sang gồm soạn, gửi ký duyệt trực tuyến, và lưu trữ tập trung có ghi lại ai ký, ký lúc nào.
Ghi nhận được gì
Rõ nhất là ở khâu tìm lại. Hợp đồng nằm cùng một nơi, tra theo tên, theo loại hoặc theo người tạo, nên việc đối chiếu không còn phụ thuộc vào trí nhớ của một người cụ thể.
Khâu trình ký cũng bớt được vòng đi lại: người duyệt không cần có mặt ở văn phòng để ký, và người soạn nhìn được hợp đồng đang chờ ai mà không phải đi hỏi.
Chúng tôi chủ ý KHÔNG nêu con số phần trăm cải thiện ở đây. Số mẫu trong giai đoạn thử nghiệm còn nhỏ, một con số đẹp rút ra từ vài chục hợp đồng sẽ trông thuyết phục hơn giá trị thật của nó rất nhiều.
Chỗ chưa chạy tốt
Vướng mắc lớn nhất là chữ ký của bên thứ ba nằm ngoài hệ thống. Khi hợp đồng cần chữ ký của một đơn vị chưa dùng DocX, luồng ký bị đứt ở đó và phải quay lại cách cũ cho phần còn lại.
Chỗ này đã vào danh sách cải thiện, cụ thể là luồng nhắc ký cho người ngoài hệ thống. Cũng vì vậy mà DocX còn để ở trạng thái thử nghiệm, chưa mở rộng.
Kết luận tạm thời
Đủ để nói rằng hướng đi đúng với nhóm doanh nghiệp có nhiều hợp đồng và hay phải tra cứu lại. Chưa đủ để nói rằng nó thay thế được hoàn toàn quy trình ký tay ở mọi tình huống.
Doanh nghiệp muốn thử sớm cùng DocX cứ liên hệ. Chúng tôi ưu tiên đơn vị chấp nhận rằng sản phẩm còn đang hoàn thiện và sẵn sàng góp ý thẳng.
